De Dr. A.E. Hermansgroep is onderdeel van de Scouting Regio Utrechtse Heuvelrug en Scouting Nederland.
Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online (hierna: SOL). Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy.
De inschrijving vindt plaats via het hard-copy inschrijfformulier. De gegevens op het inschrijfformulier worden verstrekt op eenzelfde manier als Scouting Nederland. Zodra het formulier is ingeleverd wordt dit zo snel mogelijk verwerkt in SOL. Hierna wordt het hard-copy inschrijfformulier vernietigd.
Het aanmelden van een jeugdlid voor een kamp kan op twee manieren geschieden:
Zodra de gegevens op elke van de twee manieren bij het leidingteam terechtkomen, wordt dit overgenomen op een algemene aanwezigheidslijst voor het desbetreffende kamp. In geval 1) wordt na overname op de algemene aanwezigheidslijst het papieren aanmeldstrookje vernietigd. In geval 2) wordt de mail niet vernietigd. Onze mailserver is beveiligd (zie systemen). De algemene aanwezigheidslijsten worden bewaard in een afgesloten kluis, die alleen opengemaakt kan worden door het leidingteam van de speltak.
Een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een (huis)arts te raadplegen of te bezoeken. Om veilig onze activiteiten te kunnen uitvoeren vragen op het ‘gezondheidsformulier’ enkele noodzakelijke gegevens zoals medicijngebruik en allergieën. Het gezondheidsformulier is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Het formulier bewaren we voor het hele Scoutingseizoen, zodat we deze kunnen gebruiken bij opkomsten, kampen en het zomerkamp. Het gezondheidsformulier wordt uiterlijk vier weken na afloop van het zomerkamp (einde van het seizoen) vernietigd.
Om met kinderen te reizen waarover je niet zelf het ouderlijk gezag hebt, moet je toestemming hebben van de gezaghebbende ouders. Daarom vragen we aan ouders van jeugdleden onder de 18 jaar om het formulier ‘Toestemmingsformulier op kamp in het buitenland’ in te vullen en een id-bewijs van de gezaghebbende ouders bij te voegen. Het formulier en bijlage zijn alleen inzichtelijk voor de genoemde leiding in het formulier en (buitenlandse) overheidsinstanties die hierom vragen. Dit formulier en bijlage wordt uiterlijk vier weken na afloop van het zomerkamp vernietigd.
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA- machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online.
Wij maken foto’s en video’s van diverse activiteiten als promotiemateriaal van onze scoutingactiviteiten. Bij lidmaatschap registratie wordt toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het lid. Toestemming is altijd in te trekken via SOL.
Alle digitale ledeninformatie wordt verzameld in Scouts Online. Dit is het registratiesysteem van Scouting Nederland. Meer informatie hierover vindt je in het privacybeleid van Scouting Nederland.
De website is ondergebracht bij Totaaldomein B.V., het privacy statement van Totaaldomein B.V. is te vinden op www.neostrada.nl/privacy-verklaring.html.
Voor sommige informatie gebruiken wij liever hard-copy formulieren dan digitale formulieren. Dit zijn voornamelijk lijsten voor activiteiten als kampen, regiospellen, etc. Al dit soort hard-copy lijsten worden bewaard in afgesloten kluizen. Deze kluizen zijn alleen te openen door het leidingteam van de desbetreffende speltak. Nadat de gegevens gebruikt zijn, worden deze verwijderd uit de kluis en vernietigd.
Door nieuwe wetgeving of andere omstandigheden zullen wij onze privacyverklaring zo nu en dan aanpassen. Deze pagina toont altijd de laatste versie. De laatste wijziging heeft plaatsgevonden op 6 oktober 2023.